امروزه سرویس‌های ایمیل‌ فراوانی وجود دارد و حتی می‌توان در صورت خرید یک دامنه و فضا در اینترنت، ایمیل اختصاصی خود را ایجاد کرد. ارسال و دریافت ایمیل در نوشتن و کلیک روی کلید ارسال و همچنین چک کردن موارد موجود در صندوق ورودی خلاصه شده است، در حالی که در پشت پرده فرآیند‌های بسیاری در جریان است تا یک ایمیل دریافت و ارسال شود. فرقی نمی‌کند از سرویس‌های نام‌آشنا چون یاهو، آتلوک و جیمیل استفاده کنید یا سرویس ایمیل وب‌سایت خود را بصورت روزمره بکار گیرید. در صورتی که اقدام به استفاده از نرم‌افزار‌های مدیریت ایمیل نمایید، با گزینه‌ها و مواردی روبرو خواهید شد که هر یک معنی و مفهوم خاصی دارند. در ادامه به بررسی و توضیح شماری از مفاهیم گنگ اما پرکاربرد مورد استفاده در ایمیل خواهیم پرداخت.

بهتر است پیش از آنکه به سراغ ارائه‌ی توضیحات در مورد پروتکل‌های مورد استفاده در مورد ایمیل‌ها برویم، نگاهی به مفاهیم و تعاریف پایه‌ای‌تر داشته باشیم. تفاوت وب‌میل با کلاینت ایمیل چیست؟ در صورتی که از سرویس‌هایی چون یاهو، آتلوک یا جیمیل استفاده می‌کنید و برای چک کردن ایمیل‌های خود با استفاده از مرورگر اینترنت خود به سراغ حساب‌کاربری ایمیل خود می‌روید، پس شما از وب‌میل استفاده می‌کنید. اما شماری از کمپانی‌های نرم‌افزاری همچون مایکروسافت و موزیلا، اپلیکیشن‌ها و نرم‌افزار‌هایی را برای مدیریت ایمیل ایجاد کرده‌اند که این اپلیکیشن‌ها را اصطلاحا کلاینت ایمیل می‌گویند.

وب‌میل‌ها و کلاینت‌های ایمیل در عملکرد تفاوت چندان زیادی با یکدیگر ندارند و هر دو اپلیکیشن‌هایی برای استفاده از ایمیل هستند. برای استفاده از وب‌میل کافی است تا مرورگر خود را باز کرده و آدرس سرویس مورد نظر را وارد کنید تا به صفحه‌ی ورود هدایت شوید، در حالی که برای استفاده از کلاینت ایمیل باید اپلیکیشن یا نرم‌افزار مورد نظر را دانلود کرده و نصب کنید. کلاینت‌های ایمیل پس از نصب روی کامپیوتر برای دانلود و ارسال ایمیل‌ها با سرور‌های ایمیل ارتباط برقرار می‌کنند. بخشی از اقدامات پشت پرده‌ی صورت گرفته و بخش از اعظمی از فرآیند ظاهری ارسال و دریافت ایمیل در زمان استفاده از کلاینت‌ها در کامپیوتر کاربر انجام می‌گیرد، در صورتی که در زمان استفاده از وب‌میل، دستورات مستقیما در سرور انجام می‌پذیرد. بسیاری از سرویس‌های ایمیل امکان استفاده از کلاینت‌های وب را در اختیار کاربران قرار گذاشته‌اند، اما انجام تنظیمات برای استفاده از نرم‌افزار‌ها در این مرحله کمی گیج‌کننده است، از این‌رو در ادامه به بیان شماری از مفاهیم اصلی در مورد پروتکل‌های ایمیل خواهیم پرداخت.

 در صورتی که برای استفاده از سرویس جیمیل گوگل ثبت نام کنید، می‌توانید ایمیل‌های خود را با استفاده از این سرویس دریافت و ارسال کنید. وب‌میل گوگل همه‌ی امکانات مورد نیاز را در اختیار کاربران قرار می‌دهد. جیمیل شامل دو بخش اصلی است که شامل رابط کاربری قابل مشاهده و سرور ایمیلی است که در پشت پرده برای ارسال و دریافت ایمیل‌ها مورد استفاده قرار می‌‌گیرد. با استفاده از رابط گرافیکی می‌توان با سروری که در پشت پرده به انجام وظیفه می‌پردازد، ارتباط برقرار کرد. از این‌رو با هر کلیک، وارد کردن آدرس و تایپ متن ما برای سرور مشخص می‌کنیم که درصدد ارسال چه چیزی به چه مخاطبی هستیم.

POP3, Post Office Protocol

 POP یا Post Office Protocol پروتکلی است که ۲۰ سال پیش و زمانی که اینترنت شکل و شمایل امروز را نداشت، ایجاد شد. در دهه‌ی ۸۰ میلادی پهنای باند مورد استفاده به گستردگی امروز نبود و کاربران تنها می‌توانستند تا بصورت محدودی به سرور‌ها دسترسی داشته باشند، از این‌رو متخصصان پروتکل POP را ایجاد کردند. با استفاده از این پروتکل ایمیل‌های موجود در سرور روی کامپیوتر کاربر دانلود شده و نمونه‌های اصلی از روی سرور حذف می‌شوند. اولین نسخه از پروتکل POP‌ در سال ۱۹۸۴ ایجاد شد و دومین نسخه از این پروتکل نیز در سال ۱۹۸۵ نیز با عنوان POP3 در اختیار کاربران قرار گرفت.

POP3 نسخه‌ی کنونی مورد استفاده از این پروتکل است که همچنان به‌عنوان یکی از محبوب‌ترین پروتکل‌ها نیز مورد استفاده قرار می‌گیرد. با توجه به اینکه در این پروتکل نسخه‌ی اصلی ایمیل‌ها از روی سرور حذف می‌شود و کپی ایمیل‌ها روی کامپیوتر کاربر ذخیره می‌شود، از این‌رو نمی‌توان به ایمیل‌ها از طریق وب‌میل و کلاینت‌هایی روی کامپیوترهای دیگر دسترسی پیدا کرد.

با توجه به اینکه فناوری POP3 متعلق به سال‌های گذشته است از این‌رو این نمی‌توان این فناوری را شامل آخرین دستاوردهای حوزه‌ی فناوری دانست. فناوری POP4 نیز معرفی شده و می‌توان در سال‌های آتی با توسعه‌ی آن، از این فناوری استفاده کرد. البته این فناوری در سال‌های گذشته پیشرفت چندان زیادی نداشته است.

IMAP, Internet Message Access Protocol

 پروتکل IMAP‌ در سال ۱۹۸۶ میلادی ایجاد شد، اما ویژگی‌های این استاندارد آن را بیش از POP3 با معیارهای دنیای مدرن امروز هماهنگ‌تر کرده است. IMAP کاربران را به یک کلاینت ایمیل محدود نکرده و می‌توان با استفاده از این پروتکل ایمیل‌های خود را در چندین ابزار مختلف مورد استفاده قرار داد.

در مقایسه با POP3، می‌توان با استفاده از IMAP و با وجود اپلیکیشن‌ها و نرم‌افزار‌های موبایل یک حساب کاربری ایمیل را بدون بروز مشکلی در گجت‌های مختلف مورد استفاده قرار داد، چراکه با استفاده از IMAP، ایمیل‌ها تا زمانی که توسط کاربر حذف نشوند، روی سرور ایمیل باقی می‌مانند. با توجه به این ویژگی پروتکل IMAP را باید محبوب‌ترین پروتکلی خواند که کاربران از آن استفاده می‌کنند.

 یکی از مواردی که شاید در برخی شرایط بتوان آن را جزو نقاط ضعف پروتکل IMAP خواند، اتمام فضای موجود در حساب‌کاربری برای ذخیره‌ی ایمیل‌ها باشد. البته امروزه نمی‌توان این موضوع را بسیار جدی گرفت، چراکه سرویس‌هایی چون جیمیل فضای زیادی را در اختیار کاربران قرار می‌دهند و در استفاده‌ی معمول نمی‌توان تمام فضای در اختیار گذاشته شده در اختیار گرفت. در صورت بروز چنین مشکلی می‌توان بک‌آپ سرویس ایمیل‌های دریافتی را از طریق کلاینت نصب شده روی کامپیوتر ذخیره کرد و کل محتویات ایمیل را حذف کرد.

Microsoft Exchange, MAPI و Exchange ActiveSync

مایکروسافت پروتکل MAPI یا همان Messaging API را مدت کوتاهی پس از معرفی و شروع به کار پروتکل‌های POP و IMAP معرفی کرد. مایکروسافت در این پروتکل سرویسی فراتر از یک ارسال و دریافت ایمیل را در اختیار کاربران قرار داده است. به زبان ساده، MAPI پروتکلی برای اتصال به سرور Exchange مایکروسافت است که ساختار کاری آن شبیه به IMAP بوده و می‌توان از آن برای همگام‌سازی ایمیل‌ها، مخاطبان، تقویم و سایر ویژگی‌ها استفاده کرد. روش مورد استفاده برای همگام سازی ایمیل‌ها توسط مایکروسافت به Exchange ActiveSync معروف است.

با توجه به اینکه پروتکل Exchange و MAPI توسط مایکروسافت توسعه یافته، تنها کمپانی‌هایی که میل سرور Exchange خود را در اختیار داشته می‌توانند از این پروتکل استفاده کنند. البته کاربران سرویس ایمیل هات‌میل نیز می‌توانند این پروتکل را مورد استفاده قرار دهند. بسیاری از کلاینت‌ها از جمله‌ی کلاینت‌های پیش فرض سیستم‌عامل‌های اندروید و iOS قادرند از این پروتکل پشتیبانی کنند.

پروتکل‌های دیگری نیز برای ارسال و دریافت ایمیل‌ها وجود دارد، اما از آنجایی که اغلب کاربران از سرویس‌های ایمیل شناخته شده با پشتیبانی از این سه پروتکل استفاده می‌کنند، به بیان تفاوت‌ها و قابلیت‌های این سه پروتکل ایمیل پرداختیم.